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谈企业财务外包

503人已浏览 时间 : 2017-11-22 11:17:18

导语:目前我国已处于高度发展的市场经济时代,但开展财务外包业务的企业在数量上还很少,且多数是外资机构的代表处或合资企业。虽然与国外欣欣向荣的财务外包事业相比,我国的外包市场还处于起步阶段。但随着全球经济的一体化,国内行业的整合和财务专业化市场经济的发展,财务外包必定是我国企业未来发展趋势。  因此企业要做好财务外包决策‚就要做好可行性分析、决策方法分析、实施对策分析等。对企业财务外包决策进行研究…

目前我国已处于高度发展的市场经济时代,但开展财务外包业务的企业在数量上还很少,且多数是外资机构的代表处或合资企业。虽然与国外欣欣向荣的财务外包事业相比,我国的外包市场还处于起步阶段。但随着全球经济的一体化,国内行业的整合和财务专业化市场经济的发展,财务外包必定是我国企业未来发展趋势。
  因此企业要做好财务外包决策‚就要做好可行性分析、决策方法分析、实施对策分析等。对企业财务外包决策进行研究对于拓展外包的应用领域、丰富外包的内容有着十分重要的理论意义‚同时对于已经实施财务外包和将要实施财务外包的企业来说也具有实践指导意义。
  1、财务外包的主要内容
  近些年来,财务管理职能特别是决策支持职能在企业各项管理职能中越来越重要,财务操作流程也随之越来越精细,这极大地丰富了财务外包的内容。本人认为,当前的中国企业在财务外包市场发展的初期可以将以下相对较为独立的财务操作流程外包给外部的专业机构:
  1.1 员工工资
  这样可以很好地解决员工工资保密性问题。所有的信息都在服务商那里,企业内部员工无法打听。员工的工资外包是目前国外最受欢迎的财务外包形式,在美国有五分之一的企业把员工的工资、福利待遇等外包。
  1.2 税务外包
  目前国内企业在税务方面对政府依赖性很强,国内的税务制度十分复杂,合规性要求很高,一旦违规将支付很高的成本。并且企业难以在内部找到足够精通税务的员工,所以国内企业税务外包机会很多。目前国外企业在进行经济交易之前,都以税务优先,需要咨询税务顾问,还经常请税务顾问对企业的财务进行健康检查以降低成本。
  1.3 财务报告
  我国的企业在经营管理过程中需要受到许多主管部门或市场监管部门的监督,监督的主要形式是对财务报告进行审查,而且企业还要将财务报告提供给各种类型的利益关系人。财务报告是否满足各主体的要求,是否符合会计制度和准则的规定,对企业的发展至关重要。因此,企业可以选择专业服务机构来编制财务报告。
  1.4 差旅费和招待费
  对于企业而言,差旅费和招待费不是小问题,往往占了费用的相当大比例。而且,这两种费用的控制比较复杂和繁琐,是违规违纪多发地段。要想管理好,需要大量的专业人员和十分具体、详细的制度。例如,什么级别的员工出差住什么标准的房间,乘坐什么类别和级别的交通工具,什么级别的员工有多大的招待费金额及授权等等,这些制度均需要详细规定并定期监督检查执行情况,给企业管理带来很大的复杂性和内耗。因此,将差旅费和招待费外包给专业化的服务商,可以及时反馈费用支出信息,帮助企业监控费用预算执行情况,外部监管部门也比较能够认可支出的合法合规性。而且,这些服务商往往与酒店和交通部门采取业务协作的方式,还可以取得较好地价格折扣,降低差旅费和招待费支出。
  1.5 应收账款
  应收账款对企业特别是商业流通性企业的财务管理十分重要,如果因管理不善而出现大量拖欠,会给企业造成资金紧张、坏账损失等不良后果,严重的甚至会撼动公司的财务基础。应收账款核算、分析及管理需要耗费大量的时间和人力,而且需要的专业化管理能力较高。所以,应收账款外包可以解决公司自身管理能力不足的问题,提高资金运转效率,具有较大的市场前景。
  由此可见,企业不仅可以将员工工资、财务报告、应收账款等外包,还可以委托外部专业服务公司设置财务制度和纳税咨询、编制工程预算决算和单位内部审计任务等等。财务外包的内容可以是一个部门,也可以是一项业务,甚至是一项具体的财务职能。
  2、 我国企业实施财务外包的可行性分析
  2.1 我国适合实施财务外包的企业
  有些企业通过财务外包实现了自己的目标,有些企业原地不动,有些企业则背道而驰。这也提出了一个问题,不能盲目从众,应根据自身的具体情况,确定是否实施财务外包以及采取什么方式进行外包(是部分外包还是全部外包)。
  一般而言,以下类型企业适合实施财务外包。
  2.1.1 新建企业
  新建企业各方面都不健全,内部控制制度会计系统建立需从零做起,再加上企业聘请这方面专家成本一般较高,整个过程较长,如果由企业自己承受这些压力,真可谓劳力伤财。另一方面,如果把这些繁杂的工作交给专业服务机构来做,不仅可以节约成本、节省时间,还可以获得高质量的服务。
  2.1.2 业务较少的企业
  有些企业例如汽车设计,每年的业务量很少,财务部门有业务时比较繁忙,没有业务时大都无事可做,这样就出现了企业供养闲人的现象,既浪费了人力资源,又浪费了物力资源。将财务外包出去将是削减成本的有效途径。
  2.1.3 具有季节性的企业
  它是指某个季节业务量很多,而另一些季节又几乎没有业务量,季与季之间业务量相差较大的企业,将财务外包出去也可以达到降低成本、避免资源浪费的目的。
  2.1.4 分支庞大的企业
  这类企业在财务部门下面设有很多小的分支,各类业务分开处理,虽然有效的防止了造假,建立了各分支之间的相互牵制制度,却是以高成本为代价的。各分支的功能不同,资源利用程度也不同,因为分工比较细,所以有了产生冗余分支的可能。如果把冗余分支外包出去不仅可以充分利用资源还可以提高效率。
  2.2 实施财务外包的可行性分析
  2.2.1 企业财务管理职能的细化和分立是财务外包得以实施的重要前提
  现代企业经营管理的复杂化和所处市场环境的日益多变,对财务管理提出了更高的要求。为适应经济发展的需要,财务管理所涵盖的范畴也日趋复杂。现代企业财务管理职能可以分为两个层次:较低层次的非核心财务管理职能和较高层次的核心财务管理职能。较低层次的非核心财务管理职能,主要包括财务管理的程序性职能或可以分离的单个操作性财务事项,如核算和记账、报表、税务等;较高层次的核心财务管理职能是通过分析财务信息为战略决策提供支持服务,同时对企业经营管理提供监测信息。核心财务管理职能是企业财务管理的最终目标,是企业核心竞争力不可或缺的一部分。
  从财务管理两个层次的职能定位可以看出,非核心财务管理职能由于比较程序化、相对独立,从而使实施外包成为可能。并且将这一部分外包给专业机构,这样做既规范了公司财务管理,又规避了很多风险,使双方优势互补、打造双赢蓝图。
  2.2.2 战略管理理论和全新经营理论的发展为财务外包提供了指导思想。
  以资源为基础的理论是现代企业战略管理的主导理论,该理论认为企业的竞争优势是由其能力所决定的。一家企业的能力的差别是核心能力与非核心能力的差别。其最重要的特点是竞争对手无法仿制,或仿制起来难度很大。不可仿效这种特征的战略意义在于核心能力使企业处于竞争优势的地位。一个企业要想获得可持续的发展,必须发现并创造自己的核心能力。这种由核心能力所产生的竞争优势就是绝对优势。
  面对激烈的竞争环境,一个企业特别是新成立的企业,很难具有全面的资源优势(1978.724‚-21.33‚-1.07%)。企业如果把资源分散到各个环节上,必然会造成资源的浪费,不利于迅速建立自己的竞争优势。
  从宏观角度看,网络经济时代,虚拟企业普遍存在,各企业甚至竞争对手之间,通过采用信息技术提供各自的核心优势而进行合作以达到共同的目标;同时,“负债经营”、“风险经营”在企业中更为突出,企业需把握适度的负债与风险。在这种环境下,财务部分不再是孤立的一个部门,而成为协调整个企业各个部门之间顺畅运营的核心枢纽,从而要求企业高级财务管理人员必须以战略的眼光从事企业的宏观综合协调管理。从微观角度看,财务内容处于不断变革之中,对财务内容的管理也是一项需要创造性的工作。财务外包使得企业的财务部门与外部合作伙伴建立战略联盟关系,通过合理利用组织内外的最优化资源建立一种共同解决问题的工作模式,有助于帮助企业实现更加明确的价值定位、可靠的风险控制和最优化的执行能力。上海诺凡哲企业管理咨询有限公司的董事长、亚太总裁协会中国分会上海支会会长沈筠卿认为,管理水平与对财务外包的需求是成正比的,财务外包这种新的经营理念是一种必然趋势。
  2.2.3 网络技术的快速发展为财务外包提供了技术平台
  IT技术的发展和网络化时代的临近,是CEO和CFO可能选择财务外包的最重要推动力。企业进行财务外包,可以借助网络平台进行财务信息的传递。比如企业将外包的记账、报销、对账等繁杂的财务数据通过广域网传输给服务商,服务商进行大量的数据处理后再传回总账系统。如果没有网络技术,这些传递只能由人工进行,在路途遥远、信息传递量大而频繁的情况下,人工传递就显得效率低下,成本较高。而且,通过网络这一技术平台,消除了财务外包在地域上的分离,能够有效保证企业决策的及时性。所以,财务外包是网络技术发展之后的必然趋势。
  2.2.4 专业化服务商的出现为财务外包提供了市场平台
  随着法律、法规的日益规范和社会分工的日益细化,一些人员看到了现代企业对财务外包的市场需求。并且,外包专业机构购建一套财务软件,能建立几十套甚至上百套账,雇佣少量的IT人员,就能保障日常维护。外包专业机构的财务软硬件能够得到充分的运用,他们承接的外包业务越多,成本越低,由此可见,外包服务行业有很大的利润空间和发展潜力。根据经济学原理,他们会看好外包市场,成立一些外包专业机构。如财务公司、收账公司、代理公司等等。
  从外部市场环境来看,银行等金融机构、会计师事务所等中介机构、咨询公司、收账公司等服务机构能力的增强和业务的细化,为财务外包提供了可行性。一些银行已经开展了针对企业的各种理财服务业务,如网上企业银行、电子结算业务、票据产品业务、贸易融资、离岸理财、投资理财、资产业务、负债业务等都提供“一对一”的服务。银行与企业关系的改善与变革使得原来须由企业财务人员亲自操办的一些业务可以交由合作银行完成。目前,会计师事务所的主要业务已经从单纯的独立审计、资产评估向财务制度设置、税务咨询、投资咨询等管理咨询方向发展。企业要发展,就需要不断地进行投资、融资,同时还要不断地与税务部门、上级主管部门进行协调。如何更好地把握国家政策的走向进行投资、融资活动,如何在现有的税收政策下进行合理避税以节约开支已经成为企业快速发展所要思考的问题。现在,企业可以向会计师事务所进行咨询,或干脆将相应的财会业务外包给会计师事务所,从而将自己的注意力集中于核心优势上。另外,一些小型的投资、财务咨询公司和代理记账公司的兴起也为中小企业采用财务外包进行代理记账、代理纳税申报、应收应付账款管理提供了可能。现在,很多公司已经习惯委托外部独立审计部门完成工程预决算审计和其他内部审计任务,委托收账公司完成应收账款的清收等。
  2.2.5 财务总监(CFO)工作核心的转移必然导致财务外包
  IT技术的发展对CFO职能的影响非常大。CFO传统的主要职能是负责融资、处理交易以及辅助企业的内部管理。随着CFO逐渐掌管新兴电子商务企业、新的战略联盟以及收购活动,而且采用了新型的最好的软件,财务受到网络的影响也越来越大。CFO有义务负责借助IT工具快速聚集数据,分析数据并分配给不同的决策者,同时能够保证系统的正常工作,解释和评价系统揭示的信息,参与企业的经营战略决策。可见,网络时代CFO的职能应由日常的财务操作管理转向决策支持,这样才更有利于企业的长远发展。
  因此,对CFO来说,担任企业整体的规划管理和内部控制是必然的发展趋势,然而商业上的整合绝不仅仅与技术相关,真正的整合必然涉及公司业务流程的细分和简化。当然,财务部门业务流程的细分和简化与不例外,为了让自己的部门更专注于核心业务的管理和发展,一些繁琐细碎,做起来非常艰难而且附加值很低的环节应该考虑进行外包,将较低层次的非核心财务管理职能外包。这样,一方面,服务商可以及时、准确地为CFO提供财务信息及相关的专业性的建议,另一方面,CFO就不用耗费大量的精力关注财务核算过程是否合规、合法,使财务管理环节更有效率,以便将工作的重心逐渐转移到为企业的稳定和持续发展提供核心的支撑。
  2.2.6 现代财会人员业务水平、财务职能的拓展需要催化了财务外包
  近几年,我国的财会制度改革力度比较大,但它是一个长期工程,短期内效果并不明显。一方面,大部分老企业的财务部门人浮于事,造成了严重的人员成本,而新成立的企业由于财力有限又无法聘请到有经验的财会人员;另一方面,受财务人员综合素质等影响,大部分企业的财会人员做的几乎全是记账、算账和报账的会计工作,没有或者不能为企业盈利提供理性的决策依据。这些问题极大地困扰和制约着企业的生存和发展。
  从财会职能来说,业务的复杂化使财务和会计工作的分离成为必然。在未来的五年里,财务部门最重要的三件事将由交易处理和相关财务报告的自动化处理、提高信息系统的质量、建立灵活有效的财务系统,转变为提高信息系统的质量、管理财务和相关商业风险和机遇,以及帮助运营单位进行商业计划、行为基础管理、会计、分析等工作。财务工作的内容也将由交易处理、募集资本、优化税务状况并准备税务申报表、成本管理、实时会计控制、预算制定及实施、进行内部审计、财务状况报告和监督等重点,逐步转向改善基本财务业务流程、评估企业风险与机会、提供具有附加价值的企业运营分析、发展整个公司的绩效管理架构等战略性工作。
  全面掌握企业的财务状况,熟悉投资融资政策环境,为企业各项决策提供财务支持成为财会职能的发展方向。而要达到上述目的,一个最简单有效的方法就是将一些基础性、相对简单的会计工作外包出去,使有限的财务人员投入到决策支持中去。
  3、 财务外包的优点和不足
  3.1 财务外包的优点
  3.1.1 降低企业资本性支出和费用成本
  据IBM的全球财务总监(CFO)调查显示:信息化、外包和共享服务是现代企业三种最有效削减成本的途径。
  随着现代财务管理的规范化和电算化的发展,企业必须购买相应的财务软硬件设备,而这些设备设施的购买成本非常昂贵。财务外包后,首先,企业不需要为完成一些财务职能而购建相应的软硬件设备,这样可以减少一次性资本支出,节省软件调试费用。
  其次,财务外包使企业避免系统运行所需的日常维护成本和系统的升级成本,不会被财务软件和硬件系统的日常维护工作困扰,从而真正将资源投放在提高企业管理水平及发展企业自身的核心竞争力上来。而且,财务外包可根据实际使用外包服务的情况逐期发生运营费用,均衡了企业的运营费用。
  财务外包将企业业务繁杂、价值含量小的环节或者企业并不擅长的环节进行外包,可以削减开支,而且能通过外包商获得的规模效应从而享受极低的外包成本。BP(英国石油)公司可以说是最早从财务管理外包中受惠的公司之一。早在10 年前,BP公司就将北海钻油工程项目的会计业务转包给著名的咨询公司埃森哲,并在埃森哲的帮助下实现了成本减半。而飞利浦电子集团公司的财务外包案例也同样鼓舞人心,他们通过外包财务活动降低成本,并通过提供更好的业务评估使策略计划更加有效。这样通过理顺财务流程,使财务报告更加灵活,更加适用于决策者。其结果是公司的销售额逐年上升,但是公司的员工人数却在1993年和1996年两次下降。
  最后,财务外包降低了人工成本。企业财务外包避免了维护财务管理应用系统雇佣的IT人员和从事外包环节的财务人员的成本,尤其是IT人员,其成本往往高于企业整体人员的成本水平。不仅如此,财务外包还可以减少大量的附加成本,包括休假、福利、加班费等。从国外企业外包的实践来看,外包能够大幅降低企业成本。如新加坡航空公司把财务部门的部分财会工作外包给其他公司后,裁退了财务部门和计算机部门的80名员工,财务人工成本节省了约两成。
  3.1.2 改善企业管理质量,提高工作合规性,增强财务透明度
  如果让大家都做自己所擅长的事情,那么利益将是最大化的,这一经济学原理是对财务外包提高企业管理能力最好的说明。财务中的某些流程外包,必然会给管理者节省一些时间,他们可以利用这些时间去关注企业的主营业务,提高管理质量。而且,财务外包打破了财务管理的空间、时间界限,实现财务工作的在线办公,大大提高了工作效率,准确及时的财务信息可以使企业决策更加科学,更为迅速地应对市场的变化。
  从我国企业赴海外上市开始,财务信息的问题就遭到了海外投资者和监管者的强烈质疑,这已经严重阻碍了中国企业在国际资本市场的融资,影响企业跨国经营战略的实现。财务信息的可靠性和透明度已成为信息使用者最关注的焦点。实施财务外包有利于解决这一焦点问题,使财务信息更加规范和透明。一方面,服务商专业人员的执业水平和服务商的专业管理能力使会计信息虚假的概率降到最低,从而保证提供的财务信息质量;服务商是作为第三方独立存在的,由它们操作的财务信息应该更具客观性和可信度,而且服务商一般在业界具有较高的声誉,上市公司通过财务外包产生的信息,监管机构和海外投资者更能认可,能够为企业赢得更好的市场形象。另一方面‚随着国内信用体系的建设和完善‚以及服务商对客户的需求‚服务商泄漏信息的风险也不会高于企业自行处理财务业务泄漏信息的风险。
  3.1.3 突出主营业务,接触新管理理念的便捷途径
  财务外包属于一种商业手段,目标是要实现内外部最优资源的整合,提升企业竞争力。随着市场经济的发展,在追求价值最大化的驱动下,企业间的竞争也日益增强,促使企业努力提高各方面的比较优势,以便在竞争中获胜。作为一个企业,资金、人员等方面的资源具有一定的限制,提高管理不可能面面俱到,主辅不分。这就使企业不得不将有限的精力专注于自己的核心领域,集中发展和管理核心部门,突出主营业务优势,占据更大的市场份额。财务外包一方面可以突出企业的主业,另一方面可以借用外部机构的专业优势来实现和挖掘外包流程的增值潜力。
  财务外包服务商的性质和使命决定了它一般是市场上同类业务的领先者,具有先进的管理理念和技术手段。财务外包不仅使企业获得高质量的服务效果,而且可以使企业的相关人员接触该行业的先进财务管理方法,这对企业人员是一种最直接的培训和技术转移。而且外包服务商还可以给企业提供先进的技术帮助,帮助企业改善管理水平。如工资发放业务,美国的普华永道事务所就会给公司提供比较深入的计划,在不影响员工士气的情况下,安排福利的标准、人员的调拨以及帮助员工迅速适应当地环境等。通过他们的服务,企业借鉴并采用了一些先进的管理方式,受益匪浅。
  3.1.4 更好地管理人力资源
  财务外包不仅能够降低成本,而且有利于人事管理。由于财务部门的特殊性,许多岗位不能兼职,只能分设,如出纳不能兼会计档案管理工作等;财务部门为了防范风险,还需定期进行岗位轮换或强制休假;财务软件运行和维护也需要一定数量的IT人员。因此,一般企业的财务部门人员较多。人员越多,人际关系越复杂,越不利于人事管理。外包后,不仅可以减少大量的相关业务人员;而且也避免了由于员工的工作情绪、伤病事假而引起的人员更换带来的工作不连贯,消除了人事经理甚至总经理为管理这些人员花费的时间和精力,他们可以利用这些时间更好地协调、管理现有的人力资源管理工作。
  实践证明,外包在以下六个关键领域为企业带来显著的财务优势:规模经济、过程经济、财务报表、现金流、IT效率提高和成本节省、分担风险与分享成果。外包愈来愈成为企业控制成本费用,提高财务管理成效最为显著的一种管理体系。
  3.2 财务外包的不足
  在2000 年,用友公司曾经成立伟库网络技术公司,希望通过互联网的方式向中小用户提供财务软件服务,用户不需要拥有自己的财务软件和软、硬件基础设施,只要登录到伟库的网络,进入自己的账户,输入财务单据,就可以在网上记账、出报表。但事实证明,没有企业愿意把自己的财务外包出去。这主要是因为目前我国,企业实施财务外包还有许多的不足之处。
  财务外包的不足可以从两个角度来看,一个是从企业的角度,另一个是从服务机构的角度。
  3.2.1 从企业的角度看财务外包的不足
  (1)排斥财务外包
  由于中国传统思想的影响,许多企业认为财务是企业的重要部门,是企业的机密。如果外包出去,很可能会使财务信息泄露出去,从而对企业造成严重影响。因此,中国企业对财务外包有一种排斥心理,有些企业虽有心尝试,但出于种种考虑,迟迟未付诸于行动。
  (2)不能有效配合
  有些企业将财务部分外包出去,但当专业机构来了解企业情况时,企业却因重重顾虑将重要信息隐瞒,导致专业机构不能很好地发挥自己的职能,提供高质量的服务,甚至使两者之间的合作难以继续。如果企业因为自身或对方的原因而更换服务机构,导致服务中断,不但不能获得高质量的服务,降低成本,反而会因服务机构的重新选择而使业务处理滞后,增加成本,这是企业最不愿看到的结果。
  (3)缺乏灵活性
  主要表现在沟通不畅和时效性差两个方面。外包商介于企业和与企业有业务往来的其他企业或金融机构之间,是双方沟通的桥梁。传递信息的环节与次数越多,越会影响到信息的真实性和可靠性,进而影响企业财务工作的展开。不少企业以为“一包了事”,对财务管理工作不闻不问。结果,提高财务管理水平的目的不仅没有达到,还由于缺乏和外包商的沟通而使财务管理工作陷入混乱。另外,实行财务外包的外部专业机构的人员都是隔一段时间才去企业一次,为企业进行相应的服务,通常是一定时期给企业反馈一次财务信息和意见,这和企业自己的财务人员一天反馈一次财务信息相比,当然就显得比较缓慢。
  (4)丧失掌握专业技能的机会
  从根本上讲,企业财务管理是企业专业化知识和技能的集合,它对企业的作用在于用动态的整合资金和资源的能力提供与企业环境变化相适应的管理策略和应变能力。许多对外包策略持批评态度的学者和企业家认为,目前许多企业的外包实践很可能只获得了短期的竞争优势,而丧失了掌握专业技能和积极开展创新以构建未来核心能力的机会。有的企业由于起点低、实力弱,在财务管理理念和手段上还处于相对落后的状态,这制约了其发展。如果将部分财务管理活动外包给外部服务商,虽然在一定程度上能够获得专业化、低成本等竞争优势,但同时丧失了提高企业自身财务管理能力的机会。核心管理能力的缺乏必然不利于企业的长远发展。
  3.2.2 从服务机构的角度看财务外包的不足
  (1)服务机构不健全
  我国财务外包市场起步较晚,虽然有了一定的发展,但在发展中仍然存在一些不足。财务外包市场专业服务机构不健全,有些机构人员专业知识不过硬,缺乏工作经验;也有些人员思想道德修养匮乏,不能为企业很好的保守秘密,为了个人利益,损害企业利益。这是很多企业不愿将财务外包的原因。
  (2)收费没有统一标准
  财务外包是一个新兴行业,国家没有对此项业务的收费作统一规定,因此怎样收费完全是双方博弈的结果。很难说这项业务收费是否合理以及对企业有利或是对服务机构有利。随着财务外包的发展,会有越来越多的专业人士加入到这个行业中来,当专业服务机构数量多到一定程度时,没有人能保证它不会向审计市场那样出现恶性竞争,因此应及早制定一套统一的收费标准。
  4、 我国企业实施财务外包的决策方法分析
  财务外包是企业的一项战略管理决策,决策方法的选择对于保证决策的正确性至关重要。
  4.1 价值理念分析法
  从一个部门存在的价值判断是否应该外包。企业的目标就是追求价值的实现并使其最大化,而企业价值的实现对外取决于企业能否满足顾客价值,对内取决于各个职能部门创造价值的能力。企业资源分为外部资源和内部资源。仅就内部资源而言,主要为组织资源、知识资源和技术资源等。企业内部的各个职能部门不能将其已经存在或者需要存在作为其在企业内部继续存在的理由。任何部门的设置和运行都会消耗企业资源,与项目投资、产品开发一样,必须遵循成本效益原则,应该以创造价值为存在标准,不具有相对优势的部门则可以外包。
  根据比较优势理论,在企业运作中,可以将那些处于绝对劣势的业务外包出去,将人力、物力、财力转向他们最擅长的工作,从而坐享外包收益。
  为了体现某一部门的成本效益,本文用部门价值、部门收入、部门费用、外包成本等指标进行粗略的比较分析。
  部门价值= 部门收入- 部门费用。部门收入= 部门所创造的收入(或形成的成本节约) 。部门费用= 部门所耗费用或资源的机会成本。
  外包成本:a 当部门费用≥部门收入时,该部门没有创造价值,如果条件许可,可以考虑将其外包给专业服务机构; b 当外包成本< 部门费用< 部门收入时,该部门虽然创造了价值,但不具有相对优势,将其外包可以使企业获得更大的价值;c当外包成本> 部门费用时,该部门才有存在的合理性与必要性。由此可见,外包成本< 部门费用是进行外包的条件。
  另外值得注意的是,不要因为对于一个组织整体(包括财务部门)来说正在创造价值就等于其一切活动都在创造价值。在亏损或者不能形成价值增值的企业中,分析各个部门的增值状况,挖掘部门增值潜力是相对容易的。但在盈利或者能使股东价值持续增值的企业中,这一重要工作却常常被忽略掉。事实上,在许多的这类企业中,某些职能部门创造了价值,而另一些部门却在毁损价值。因此,即使在盈利或者是持续增值的企业中,尽可能减少无效的或不增值的职能部门,并不断挖掘各个职能部门的增值潜力也是非常必要的。
  4.2 成本效益分析法
  上述分析表明:不能创造价值的部门就没有存在的理由,不具有相对优势的部门则可以外包。那么怎样确定财务部门外包的程度,还需要对其进行成本效益分析。
  企业实现利润最大化目标的途径有二:一是追求收入的最大化;二是追求成本的最小化。财务部门本身并不创造价值,因此追求成本的最小化就是成本效益分析法的判断标准。
  按财务外包的程度不同可分为自行财务管理、部分外包和全部外包三种。对这三种方案可能发生的各种成本进行比较分析,才能得出正确的决策。在分析时要注意将所有的相关成本,不论是直接或间接、近期或预期的变动,均要包括在有关成本中。为了简化起见,本文将财务相关成本主要分成三部分:投资成本、外包风险成本、日常服务运行成本。三种成本的相互关系,如图2 所示。
  总成本C
  外包风险成本C2
  投资成本C1
  日常服务运行成本C3
  自行财务管理 部分外包 全部外包
  外包程度
  图2 成本效益分析
  C1 表示投资成本, 它是一条向下的曲线即随着外包程度的增加,它的投资成本会降低,因为通过外包,企业可以节省大笔硬件设备和软件调试投资成本以及组建财务机构、雇用财务人员等各种成本;
  C2 是一条外包风险成本曲线, 它是一条向上倾斜的曲线,当企业自行财务管理时,外包风险主要是信息丢失风险,这可以通过备份等各种措施避免, 随着外包程度的增加, 其风险成本将会增加, 特别是当将财务中核心部分外包时, 其保密成本及建议合理性成本等会大幅度上升。
  C3 是日常服务运行成本,一般来说,外包时支付给服务商的日常服务费会比不外包时的各种日常费用(维护费、管理费等)要稍高一些; C 表示以上三种成本的总和,企业应该选用总成本曲线C 达到最低点时的外包程度来进行外包。
  不难发现,图2 与经济学中经典的成本曲线图惊人的相似,由相关数学知识可以证明总成本曲线的最低点总是在x轴的中部附近达到。也即财务部门的总成本在实施部分外包的情况下最低。这说明,在成本效益的判断标准下, 部分外包是财务部门降低成本,提高效益的有效途径。
  另外,对于企业来说,财务是一个很敏感的业务,一下子将企业全部财务外包可能难于接受。当然不同的企业在不同时期面临的成本曲线、曲线的斜率均有不同,企业应该从企业实际出发,充分考虑当前企业规模、分布、业务需要以及企业的长期发展目标等综合因素,确定各种成本趋向,以做出合理的决策。
  5 我国企业实施财务外包的对策
  5.1 更新观念,正确认识财务外包
  财务外包是企业解决自身财务问题的捷径,但是它并不能让企业所有的财务问题都得到解决。事实上,财务外包只能减轻企业的一部分工作量,而不是全部。管理人员要摆脱那种认为业务外包意味着某项工作不重要,把财务外包看作是“问题外包”,放弃责任的看法,应该认识到财务外包是一种充分利用外部资源、发展企业核心业务的重要手段。要使财务外包行之有效,企业要善于利用外面的特殊人才和能力,这是最能产生价值的因素。
  因此,必须从战略的角度看待财务外包,将企业资源集中在效率高、效益好、柔性强、有发展前途的财务业务中;最大限度的利用外包商在专业技能上的长处。同时还要注意自身财务人员的培养。企业将简单的财务业务外包出去,目的就是将自己有限的财务人员用于财务分析及战略的制定上来,所以财务外包之后,对财务人员的培养仍然必不可少。只有这样才能从根本上提高本企业的财务管理水平,更好地为企业决策服务。
  5.2 合理确定财务外包的边界
  确定财务外包的边界就是确定哪些业务可以外包,哪些业务必须自己来做。任何一个企业不论规模大小、实力强弱,都拥有其核心技术和优势资源。任何产品和服务的生产都牵涉到一系列的活动,核心职能业务需要其他非核心业务的支持。如果拟外包的职能对其核心竞争能力、核心控制力起着举足轻重的作用,构成长期战略的一部分,就不宜为了短期目标实施外包策略。也就是说,决定是否外包的时候,不能过分强调短期效益。
  因此,企业在实施财务外包策略时,要充分考虑其自身的财务管理能力和可能涉及到的商业机密及潜在的风险,合理确定财务外包边界,权衡利弊轻重,将财务中的弱势资源外包出去,同时保证外包策略的实施不会损害其它部门的利益或影响企业的战略规划。
  5.3 选择合适的外包商
  由于外包会导致对外部供应商或服务提供商某种程度上的依赖,并考虑到高昂的转移成本和财务信息泄漏的风险,因此,确定好将要外包的部门或职能后,最重要的就是选择合适的合作伙伴。选择合作伙伴时,最应考虑的问题就是战略伙伴的业务能力、发展战略与经营理念,因为双方不是简单的买卖关系,而是一个利益共同体。企业应对外包商进行充分评估,选择那些真正与企业的业务有一定关联,并有足够的能力且愿意解决本企业困难的外包商作为长期外包合作伙伴。
  企业在选择外包服务提供公司时应客观考虑以下几个因素:首先,质量承诺能否满足企业预期要求、是否有能力解决企业的问题等是挑选外包商的首要因素。其次,价格是企业应考虑的另一个因素。企业进行财务外包的一个重要原因是降低成本,在选择外包商时,当其他条件相差无几时应该选择要价最低的外包商。再次,外包服务的专业程度,服务过的企业越多,财务管理时间越长,财务管理经验越丰富,市场地位及市场成熟度越高的外包商越值得信赖。
  5.4 签订详细的合约
  目前中国的信誉体系还是比较脆弱,只能靠制度来培育信用,财务外包的最大目的是降低成本、遵从法规、行业整合、降低环境复杂性和接触新技术和管理门户。如果受信用危机的打击,公司的成本必然加大,外包就没有任何意义。所以企业在实施财务外包之前,要制定好详细的合约。与外包商签定的合约中不仅要包括外包的具体业务、价格、期限、双方的责任和义务等问题,还要根据财务外包的特殊性,就某些特殊问题进行详细说明。
  首先,企业与外包商必须在合约中明确财务的收益分配和风险承担原则。即选择合适的外包方式,通过与外包商进行充分协商,在外包商的独立程度与企业的控制能力之间建立有利于双方的制衡机制,明确收益分配标准和责任归属,权利与义务,使风险和收益得到理想的平衡。其次,由于财务部门涉及众多的商业机密,所以签订合约时必须在充分了解提供外包的公司为保守商业秘密而采取的措施、处理相关业务人员的职业道德和外包公司内部制定的防范制度的基础上,就财务信息的保密措施签订详细的条款。既要提高效率,又要避免商业秘密的泄漏是财务外包决策的原则。同时还要注意外包的应只是公司财务中相对基础的部分和薄弱的管理部分。最后,合约中应当考虑可能发生的变化并商定一个处理这些变化的程序。这样才能保证财务外包的健康进行。
  5.5 利用IT技术实现财务外包的对接
  对于国内大多数实施财务外包的企业来说,由于企业与外包商之间的财务信息和单证传递的频率较低(基本上一个月两三次),所以多用人工或信件传递的方式。但在路途遥远、信息传递量大而频繁的情况下,人工传递就显得效率低下。因此,在信息技术快速普及和广泛应用的今天,企业实行财务外包策略,必须以网络信息技术为依托。在网络环境下,企业要保证财务外包策略的有效实施,除了更新经营管理理念,使之与时俱进外,还必须更新和升级配套的硬件设备,完善企业内联网,并充分利用企业外联网、国际互联网等信息高速流通渠道。同时,还要提高企业内部财务人员处理信息的技术能力和水平,利用网络平台和信息技术,对财务外包实行全天候监控,并做出及时反应。真正实现企业同外包商的对接。
  5.6 避免对外包商的过分依赖
  企业通过财务外包的方法来摆脱财务管理失控的局面,获得较高品质的专业服务,可以说已经得到了广泛的认可。但是,企业很可能会因为长期依赖外部条件,形成永久性弱视,从而丧失自身财务在计划制定和决策支持方面的能力。随着企业的发展壮大,业务达到一定量,企业要有意识地摆脱对财务外包的过分依赖,在外部咨询力量的帮助下,建立健全自己的财务组织和财务流程,否则将难以适应物流、应收账款和现金流管理日益增长的压力。只有这样才能让财务外包真正成为公司进一步发展的战略资源。
  结 论
  综上所述,财务外包实际上是社会财务职能分工信息化、专业化、社会化的体现,代表了企业战略管理模式发展的必然趋势。目前国内市场已为财务外包提供了必要的发展条件,而且随着市场环境和管理者素质的提高,中国企业将会越来越认识到财务外包给经营管理带来的利益,财务外包必将在国内迎来发展的春天。

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